Документи між Україною та Італією: витребування, переклади, апостиль і легалізація

Свідоцтва, довідки, освітні документи та особисті справи: як отримати необхідні документи й підготувати їх для використання в Італії або Україні. Завдяки координації між офісами в Римі та Києві ми пропонуємо допомогу у визначенні необхідних документів, їх запиті в компетентних органах та підготовці до використання в країні призначення.

Використання документа в іншій країні

Для подання документа за кордоном спочатку потрібно з’ясувати, яку форму вимагає установа: оригінал, повторно виданий документ, витяг, засвідчену копію чи електронний документ. Окремо перевіряються вимоги до перекладу та засвідчення.

Порядок підготовки залежить від виду документа, країни видачі та мети: громадянство, шлюб, навчання, робота, пенсія, спадщина або підприємницька діяльність. UCI Zonale di Roma та UCI Ucraina координують документальний супровід між Римом і Києвом — від початкової перевірки до підготовки комплекту документів.

Витребування: отримання відсутнього документа

Витребування — це звернення до установи, яка видає або зберігає документ. Йдеться, зокрема, про повторну видачу, отримання витягу з реєстру, архівної копії або актуальної довідки.

Можна звернутися щодо:

• свідоцтв і витягів про народження, шлюб та смерть;
• документів про розірвання шлюбу, зміну імені або прізвища;
• довідок про несудимість і судових документів;
• документів про місце проживання та склад сім’ї;
• дипломів, додатків, довідок і навчальних програм;
• трудових, пенсійних та архівних документів;
• нотаріальних актів, довіреностей і спадкових документів;
• документів щодо нерухомості, юридичних осіб та інших офіційних витягів.

Можливість отримання через представника перевіряється індивідуально. За потреби оформлюється доручення або довіреність; для окремих звернень може знадобитися особиста присутність.

Переклад: яку форму обрати

Переклад для ознайомлення може відрізнятися від перекладу, необхідного для офіційної справи.

Під час італійської процедури asseverazione перекладач складає присягу та бере відповідальність за відповідність перекладу оригіналу. Суд приймає присягу, але сам переклад не виконує. Суд Рима — засвідчення перекладів.

До початку роботи перевіряємо мову, повноту документа та необхідний спосіб засвідчення. Окрему увагу приділяємо іменам, прізвищам, по батькові, попереднім персональним даним, печаткам і приміткам.

Апостиль і легалізація: що вони підтверджують

Апостиль засвідчує походження офіційного документа: підпис, повноваження підписанта та печатку або штамп. Він не підтверджує достовірність змісту й не замінює переклад. У межах Гаазької конвенції апостиль замінює дипломатичну або консульську легалізацію. Гаазька конвенція від 5 жовтня 1961 року.

Необхідну процедуру визначають з урахуванням можливих звільнень. Послідовність оформлення не є однаковою для всіх документів. Роз’яснення МЗС Італії.

Українські документи для Італії

Посольство Італії в Києві описує можливість використання українського оригіналу, попередньо апостильованого в Україні, з подальшим присяжним перекладом в Італії. Застосовність цього порядку перевіряється для конкретної справи. Інформація Посольства. Італійські документи для України готуються з урахуванням вимог української установи, до якої вони подаватимуться.

Що підготувати для першої перевірки

• Читабельну копію документа, якщо вона є, з усіма сторінками й додатками.
• Назву установи, куди подаватиметься документ.
• Мету звернення та встановлений строк, якщо його повідомили.
• Письмові вимоги, отримані від установи.
• Інформацію про зміну імені або прізвища й попередні звернення.

Посвідчення особи та оригінали запитуються залежно від послуги. Перед пересиланням оригіналів погоджуємо спосіб передачі й одержувача.

Строки, вартість і передача

У розрахунку вартості окремо зазначаються супровід, переклад, необхідні засвідчення, збори установ і доставка. Строки залежать також від органів видачі та доступності архівів. Після завершення перевіряємо комплектність і погоджуємо передачу документів. Остаточне рішення щодо їх прийняття належить установі-одержувачу.